총무 – 법인차량 관리
총무 – 법인차량 관리
효율적인 차량 운영, 스마트한 관리
법인차량은 임직원의 업무 수행을 지원하는 중요한 자산입니다. 하지만 차량 배차, 운행 관리, 유류비 정산, 정비 이력 관리 등 복잡하고 다양한 업무가 수작업으로 처리되면서 총무 담당자의 업무 부담이 가중되고 있습니다.
EMAX 법인차량관리 시스템은 차량 운영의 전 과정을 체계적으로 관리하여, 업무 효율성을 높이고 차량 운영 비용을 최적화합니다.
주요 기능
차량 배차 관리
간편한 차량 예약
임직원이 직접 시스템을 통해 차량 사용을 신청하고, 실시간으로 차량 가용 현황을 확인할 수 있습니다. 사용 목적, 일시, 목적지 등을 입력하여 신청하면 자동으로 배차 담당자에게 전달됩니다.
효율적인 배차 계획
전체 차량의 배차 현황을 한눈에 파악할 수 있어, 차량 운영을 최적화하고 중복 배차를 방지할 수 있습니다. 일정 관리 기능을 통해 장기 예약과 단기 예약을 체계적으로 관리합니다.
승인 프로세스 자동화
전자결재 시스템과 연동하여 차량 사용 신청에 대한 승인이 신속하게 처리됩니다.
운행 관리
운행 일지 전산화
운전자가 운행 전후 주행거리, 목적지, 동승자 등의 정보를 시스템에 입력하여 운행 일지를 작성합니다. 수기 작성의 번거로움을 없애고 정확한 운행 기록을 유지할 수 있습니다.
실시간 운행 현황 파악
현재 운행 중인 차량과 대기 중인 차량을 실시간으로 확인할 수 있어, 긴급 배차 요청에도 신속하게 대응할 수 있습니다.
유류비 및 비용 관리
유류비 정산 자동화
주유 내역을 입력하면 차량별, 기간별 유류비가 자동으로 집계됩니다. 법인카드 사용 내역과 연계하여 정산 업무를 간소화할 수 있습니다.
비용 분석 및 통계
차량별 운영 비용을 분석하여 유류비, 정비비, 보험료 등의 항목별 지출 현황을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 비효율적인 차량을 식별하고 운영 비용을 절감할 수 있습니다.
정비 및 보험 관리
정비 이력 관리
차량별 정비 이력을 체계적으로 기록하고 관리합니다. 정기 점검 주기를 설정하면 점검 시기가 도래할 때 자동으로 알림을 발송하여, 차량 관리를 빠짐없이 수행할 수 있습니다.
보험 및 등록 관리
보험 만기일, 자동차세 납부 기한, 정기검사 일정 등을 관리하고 사전 알림을 제공하여 관리 누락을 방지합니다.
정비 비용 추적
차량별 누적 정비 비용을 추적하여 차량 교체 시기를 판단하는 데 필요한 데이터를 제공합니다.
차량 자산 관리
차량 정보 통합 관리
차량 기본 정보(차종, 차량번호, 구입일, 취득가액 등)를 통합 관리하고, 감가상각을 자동 계산하여 자산 가치를 정확하게 파악할 수 있습니다.
처분 및 교체 관리
노후 차량의 처분 계획부터 실제 처분까지의 프로세스를 관리하고, 신규 차량 도입 시 필요한 정보를 체계적으로 기록합니다.
시스템 연계
e-HR/ESS 연계
임직원이 ESS(Employee Self-Service)를 통해 직접 차량 사용을 신청하고 승인 현황을 조회할 수 있어, 비대면 업무 처리가 가능합니다.
전자결재 연동
차량 사용 신청, 정비 요청, 차량 구매 등 각종 결재가 필요한 업무를 전자결재 시스템과 연동하여 신속하게 처리합니다.
회계 시스템 연동
유류비, 정비비 등 차량 운영 비용이 발생하면 자동으로 회계 시스템에 반영되어 이중 입력을 방지하고 정확한 원가 관리가 가능합니다.
기대 효과
업무 효율성 향상
수작업으로 처리되던 배차, 운행 일지 작성, 비용 정산 등의 업무가 자동화되어 총무 담당자의 업무 부담이 대폭 감소합니다.
투명한 차량 운영
모든 차량 사용 내역과 비용이 시스템에 기록되어 투명하게 관리되며, 언제든지 조회하고 분석할 수 있습니다.
비용 절감
차량별 운영 비용을 정확하게 파악하고 분석하여, 불필요한 지출을 줄이고 차량 운영 효율을 높일 수 있습니다.
예방적 차량 관리
정기 점검 및 정비 알림 기능으로 차량 고장을 사전에 예방하고, 차량의 수명을 연장할 수 있습니다.
의사결정 지원
축적된 운행 및 비용 데이터를 기반으로 차량 증차, 교체, 감축 등에 대한 합리적인 의사결정이 가능합니다.
맞춤형 개발
EMAX는 SI 방식으로 귀사의 차량 운영 정책과 업무 프로세스에 맞춰 시스템을 구현합니다. 차량 등급별 사용 권한, 배차 우선순위, 비용 정산 방식 등 기업마다 다른 요구사항을 적극 반영하여 최적의 솔루션을 제공합니다.
