Frame7 – 총무관리 시스템
Frame7 – 총무관리 시스템
총무관리 시스템은 기업의 일반 관리 업무를 디지털화하여 통합 처리하는 솔루션입니다. 복리후생, 자산 관리, 차량 운행, 경조사, 계약 관리 등 총무 부서가 담당하는 모든 업무를 체계적으로 관리하고, 그룹웨어 전자결재 및 HR·ERP 시스템과 연동하여 전사적 업무 효율을 극대화하는 핵심 인프라입니다.
총무 시스템 개요
총무 업무의 디지털 전환
총무 부서는 직원 복지, 시설 관리, 자산 운영, 대외 업무 등 기업 운영의 기반이 되는 다양한 업무를 수행합니다. 그러나 전통적으로 종이 문서와 수작업에 의존하는 비율이 높아 비효율이 발생하기 쉬운 영역이었습니다.
총무관리 시스템은 이러한 업무를 전자화하고 자동화하여 처리 속도를 높이고 정확성을 확보합니다. 그룹웨어의 전자결재 기능과 통합되어 직원들이 익숙한 인터페이스에서 각종 신청과 승인을 원활하게 처리할 수 있으며, 승인된 데이터는 HR 시스템과 ERP에 실시간으로 연동되어 일관성 있는 데이터 관리가 가능합니다.
시스템 구성 및 아키텍처
총무관리 시스템은 다음과 같은 통합 구조로 설계됩니다:
프론트엔드: 그룹웨어 포털 및 모바일 앱을 통해 직원들이 언제 어디서나 접근 가능한 사용자 인터페이스를 제공합니다.
업무 처리 엔진: 각종 신청서 작성, 전자결재 라우팅, 승인 처리, 데이터 검증을 담당하는 핵심 모듈입니다.
데이터베이스: 복리후생 이력, 자산 정보, 계약 문서, 경조사 기록 등 모든 총무 데이터를 통합 저장합니다.
연동 인터페이스: HR 시스템, ERP 회계 모듈, 급여 시스템, 외부 금융 시스템과의 실시간 데이터 교환을 처리합니다.
Frame7 – 총무관리 시스템 주요기능
1. 복리후생 관리
1. 복리후생 관리경조금 신청 및 지급
직원의 결혼, 출산, 상(喪) 등 경조사 발생 시 회사 규정에 따른 지원금을 신청하고 처리합니다. 그룹웨어에서 경조금 신청서를 작성하여 상신하면 결재 승인 후 자동으로 급여 시스템 또는 회계 시스템에 지급 정보가 전달됩니다. 경조사 이력이 체계적으로 관리되어 향후 복지 정책 수립에 활용할 수 있습니다.
학자금 지원
직원 본인 또는 자녀의 학자금을 지원하는 프로그램을 관리합니다. 학기별 신청을 받아 재학 증명서, 등록금 고지서 등 증빙 서류를 첨부받고, 승인 후 지정된 계좌로 지급합니다. 지급 이력을 개인별로 누적 관리하여 지원 한도를 추적할 수 있습니다.
대출 관리
공조 대출, 주택 자금 대출, 생활 안정 대출 등 회사가 제공하는 저리 대출 프로그램을 통합 관리합니다. 대출 신청서 접수부터 심사, 승인, 실행, 상환 관리까지 전 과정을 시스템화합니다. 월별 원리금 상환 내역이 급여 공제 시스템과 자동 연동되어 정확한 처리가 가능합니다.
건강검진 지원
정기 건강검진 신청을 받고 검진 기관과의 계약 관리, 예약 조율, 비용 정산을 처리합니다. 직원별 검진 이력을 관리하여 미실시자에게 알림을 발송하고, 검진 결과를 안전하게 보관합니다.
체력단련비 및 자기계발비
헬스장 이용료, 스포츠 활동비, 도서 구입비, 어학 교육비 등 직원의 건강과 자기계발을 지원하는 복리후생 항목을 신청받고 지급합니다. 월별 또는 연간 한도를 설정하고 실시간으로 잔액을 확인할 수 있습니다.
신규 입사자 물품 지급
신입사원 입사 시 필요한 노트북, 명함, 사무용품, 사원증 등을 일괄 신청하고 배정하는 프로세스를 관리합니다. 품목별 재고와 배정 이력을 추적하여 효율적인 자산 운영을 지원합니다.
교통비 및 통근 버스 관리
출퇴근 교통비를 지급하거나, 통근 버스 노선을 관리하고 탑승 인원을 집계합니다. 거리별 교통비 등급을 설정하고 자동 계산하여 급여에 반영합니다.
2. 자산 및 비품 관리
자산 대장 관리
회사가 보유한 모든 자산(부동산, 차량, IT 장비, 사무 기기, 집기비품 등)의 구매, 등록, 배정, 이동, 폐기 이력을 통합 관리합니다. 자산별 취득 가액, 감가상각, 현재 가치를 추적하고 회계 시스템과 연동하여 자산 대장과 회계 장부의 일치를 보장합니다.
사무용품 및 소모품 관리
사무용품 재고를 관리하고 부서별 요청을 받아 불출 처리합니다. 품목별 소모 패턴을 분석하여 적정 재고 수준을 유지하고, 재주문점에 도달 시 자동으로 구매 요청을 생성합니다.
IT 자산 관리
PC, 노트북, 모니터, 프린터, 소프트웨어 라이선스 등 IT 자산을 체계적으로 관리합니다. 직원별 배정 현황을 추적하고, 장비 불량이나 업그레이드 요청을 접수하여 처리합니다. 라이선스 만료일을 자동 알림하여 컴플라이언스 리스크를 방지합니다.
자산 실사 및 재고 조사
정기적인 자산 실사 계획을 수립하고 실사 결과를 입력받아 장부와 대조합니다. 차이 발생 시 원인을 파악하고 조정 처리하여 자산 데이터의 정확성을 유지합니다.
3. 차량 관리
차량 운행 일지
업무용 차량의 운행 일정, 운전자, 목적지, 주행 거리, 유류 소비량을 기록합니다. 모바일 앱으로 실시간 입력이 가능하며, GPS 연동으로 주행 경로를 자동 추적할 수 있습니다.
차량 예약 시스템
공용 차량의 예약을 관리하여 중복 배정을 방지하고 효율적인 차량 운영을 지원합니다. 부서별, 직급별 우선순위를 설정할 수 있으며, 예약 현황을 캘린더로 시각화합니다.
차량 유지보수 관리
정기 점검, 보험 갱신, 세금 납부, 수리 이력을 관리합니다. 점검 주기가 도래하면 자동 알림을 발송하여 차량 관리 누락을 방지합니다. 차량별 유지비용을 집계하여 운영 효율을 분석합니다.
유류비 정산
주유 카드 사용 내역을 연동하여 자동으로 유류비를 집계하고, 차량별 연비를 분석합니다. 개인 차량 업무 사용 시 유류비 보조금을 계산하여 지급합니다.
4. 시설 및 공간 관리
회의실 예약
회의실 사용 일정을 통합 관리하여 중복 예약을 방지합니다. 회의실별 수용 인원, 부대시설(빔 프로젝터, 화상회의 시스템 등)을 표시하고, 사용 이력을 통계 분석하여 공간 활용도를 최적화합니다.
좌석 배치 및 이동 관리
부서별 좌석 배치도를 관리하고, 인사 이동이나 조직 개편 시 좌석 재배치를 계획하고 실행합니다. 자유 좌석제(Free Seating) 운영 시 좌석 예약 기능을 제공합니다.
주차 관리
직원 차량 등록, 주차 공간 배정, 방문객 주차 관리를 통합 처리합니다. 출입 시스템과 연동하여 무단 주차를 방지하고, 주차 요금을 자동 정산합니다.
출입 통제
사원증 기반 출입 관리 시스템과 연동하여 출입 권한을 설정하고 출입 이력을 기록합니다. 보안 구역 접근 권한을 직급과 부서에 따라 자동 부여하고, 퇴사자의 출입 권한을 즉시 회수합니다.
시설 보수 요청
직원이 시설 고장이나 환경 개선을 요청하면 총무팀이 접수하여 처리합니다. 요청부터 조치 완료까지 진행 상황을 추적하고, 반복 발생 문제를 분석하여 예방 조치를 수립합니다.
5. 계약 및 문서 관리
계약서 통합 관리
임대차 계약, 용역 계약, 구매 계약, 보험 계약 등 회사가 체결하는 모든 계약서를 전자 문서로 보관하고 관리합니다. 계약 당사자, 계약 기간, 계약 금액, 갱신 조건 등 주요 정보를 입력하여 검색과 분석이 용이합니다.
계약 만료 알림
계약 종료일이 임박하면 자동으로 담당자에게 알림을 발송하여 계약 갱신 또는 종료 절차를 적시에 진행할 수 있도록 합니다. 계약 누락으로 인한 법적 리스크나 불이익을 방지합니다.
문서 보관 및 검색
총무 관련 각종 문서(공문, 신청서, 증명서, 보고서 등)를 전자 문서함에 체계적으로 보관합니다. 키워드, 날짜, 문서 유형 등 다양한 조건으로 신속하게 검색할 수 있으며, 버전 관리와 접근 권한 설정으로 보안을 강화합니다.
6. 우편 및 택배 관리
발송 및 수신 관리
우편물과 택배의 발송 요청을 접수하고 처리합니다. 발송 이력을 기록하고 운송장 번호를 관리하여 배송 추적이 가능합니다. 수신된 우편물과 택배를 수령인에게 통보하고 전달 완료를 확인합니다.
배송비 정산
택배사별 이용 내역을 집계하고 월별 배송비를 정산합니다. 부서별 발송 건수와 비용을 분석하여 배송비 절감 방안을 도출합니다.
7. 명함 및 인쇄물 관리
명함 신청 및 제작
신규 명함 또는 재발급 요청을 접수하여 디자인 확인, 인쇄 발주, 납품 관리까지 처리합니다. 직원별 명함 발급 이력을 관리하고 표준 디자인 템플릿을 제공합니다.
인쇄물 제작 관리
회사 소개서, 브로슈어, 현수막, 배너 등 홍보 인쇄물의 제작 요청을 받아 업체 발주, 품질 검수, 납품 관리를 수행합니다.
8. 경조사 관리
경조사 등록 및 알림
직원의 경조사(결혼, 출산, 부고 등) 정보를 등록하고 전 직원에게 알림을 발송합니다. 경조금 지급 규정에 따라 자동으로 지급액을 계산하고 결재를 상신합니다.
화환 및 부의금 발송
경조사에 따라 화환이나 부의금을 발송하고 이력을 관리합니다. 거래처나 협력사의 경조사도 함께 관리하여 대외 관계를 원활히 유지합니다.
9. 보험 관리
단체 보험 가입 및 관리
임직원 대상 단체 상해보험, 의료보험, 연금보험 등을 일괄 가입하고 관리합니다. 가입자 명부를 유지하고 보험료를 정산하며, 보험금 청구 시 접수와 지급을 지원합니다.
차량 보험 및 재산 보험
업무용 차량의 자동차 보험, 사옥 및 시설물의 화재보험, 배상책임보험 등을 관리합니다. 보험 만료일을 자동 알림하고 사고 발생 시 보험 처리 절차를 지원합니다.
10. 그룹웨어 전자결재 연동
총무관리 시스템의 모든 신청 업무는 그룹웨어의 전자결재 기능과 완벽하게 통합됩니다. 직원은 익숙한 그룹웨어 인터페이스에서 복리후생 신청서, 자산 요청서, 차량 사용 신청서, 시설 보수 요청서 등을 작성하고 결재선을 설정하여 상신합니다.
승인된 신청서는 즉시 총무관리 시스템에 반영되며, 필요한 경우 HR 시스템(급여 지급, 인사 정보 업데이트)과 ERP 시스템(회계 처리, 자산 등록)으로 데이터가 자동 전송됩니다. 이러한 통합 구조는 데이터 이중 입력을 제거하고 처리 속도를 높이며 오류를 최소화합니다.
11. 모바일 지원
스마트폰 앱을 통해 언제 어디서나 총무 업무를 처리할 수 있습니다. 외근 중에도 복리후생 신청, 차량 운행 일지 입력, 경조사 확인, 회의실 예약 등이 가능하여 업무 연속성이 보장됩니다.
Frame7 – 총무관리 시스템 – 구축 사례(H금융사)
Frame7 – 총무관리 시스템 – 도입효과
1. 업무 효율성 극대화
처리 시간 70% 이상 단축
종이 신청서 작성, 수기 날인, 물리적 문서 전달 과정이 사라지고 전자결재로 전환되면서 평균 처리 시간이 수일에서 수 시간으로 단축됩니다. 긴급한 복리후생 지급이나 자산 배정이 즉시 가능해집니다.
총무팀 업무 부담 대폭 감소
자동화된 워크플로우와 시스템 간 연동으로 총무 담당자의 수작업 입력, 집계, 확인 업무가 최소화됩니다. 반복적인 단순 업무에서 벗어나 전략적 기획 업무에 집중할 수 있습니다.
셀프서비스 문화 정착
직원들이 스스로 복리후생 현황을 조회하고 신청하며 결과를 확인할 수 있어 총무팀에 대한 문의 전화와 이메일이 급감합니다. 총무팀은 단순 문의 응대에서 해방됩니다.
2. 데이터 정확성 및 투명성 확보
입력 오류 제로화
시스템 자동 연동으로 사람의 수작업 전사(轉寫) 과정이 사라지면서 데이터 입력 오류, 계산 실수, 누락이 근본적으로 차단됩니다. 복리후생 지급액, 자산 가치, 계약 금액 등의 정확성이 99% 이상 확보됩니다.
실시간 데이터 일관성
총무관리 시스템, HR 시스템, ERP가 실시간으로 동기화되어 어느 시스템에서 조회하든 동일한 데이터가 보장됩니다. 시스템 간 데이터 불일치 문제가 해소됩니다.
투명한 프로세스
모든 신청, 승인, 지급 과정이 시스템에 기록되어 누구나 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 불공정한 처리나 특혜 시비가 사라지고 직원들의 신뢰가 향상됩니다.
3. 비용 절감 효과
연간 운영비 40% 절감
종이 문서, 프린터 토너, 복사기 사용, 물리적 보관 공간 비용이 제거됩니다. 연간 수백만 원에서 수천만 원의 간접 비용 절감 효과가 발생합니다.
인건비 절감
업무 자동화로 동일한 인력으로 더 많은 업무를 처리할 수 있거나, 적은 인력으로도 충분한 운영이 가능해집니다. 총무팀 증원 없이 업무량 증가에 대응할 수 있습니다.
자산 운영 최적화
자산 활용도를 실시간으로 분석하여 유휴 자산을 파악하고 재배치함으로써 불필요한 추가 구매를 방지합니다. 자산 실사 정확도가 높아져 자산 손실을 줄입니다.
계약 비용 절감
계약 만료 알림으로 적시에 재협상하거나 경쟁 입찰을 실시하여 더 유리한 조건을 확보할 수 있습니다. 자동 갱신으로 인한 불리한 계약 방지가 가능합니다.
4. 법률 준수 및 리스크 관리
완벽한 감사 추적
모든 거래와 의사결정 이력이 타임스탬프와 함께 영구 보존되어 내부 감사와 외부 감사에 완벽하게 대응할 수 있습니다. 누가, 언제, 무엇을, 왜 처리했는지 완전한 추적이 가능합니다.
규정 준수 자동화
회사의 복리후생 규정, 자산 관리 정책, 계약 절차가 시스템에 내재화되어 자동으로 검증됩니다. 규정 위반 신청이 사전에 차단되고 컴플라이언스 리스크가 최소화됩니다.
개인정보 보호
직원의 민감한 개인 정보(건강검진 결과, 대출 정보, 경조사 등)가 암호화되어 저장되고 접근 권한이 엄격히 통제됩니다. 개인정보보호법 준수가 보장됩니다.
계약 리스크 관리
계약 만료, 갱신, 위약 조건 등이 체계적으로 관리되어 계약 누락이나 불리한 자동 갱신으로 인한 법적·재정적 리스크를 방지합니다.
5. 의사결정 지원 및 분석
복리후생 활용도 분석
어떤 복리후생 제도가 실제로 많이 사용되고 어떤 제도는 활용도가 낮은지 데이터를 분석하여 효과적인 복지 정책을 수립할 수 있습니다. 직원 만족도를 높이면서도 예산을 효율적으로 사용합니다.
자산 투자 최적화
자산별 사용 빈도, 유지비용, 투자 효율을 분석하여 신규 자산 구매나 노후 자산 교체 계획을 데이터 기반으로 수립합니다.
비용 추세 분석
총무 관련 비용(복리후생비, 자산 구매비, 시설 유지비, 차량 운영비 등)의 추이를 분석하여 비용 절감 포인트를 발견하고 개선 조치를 실행합니다.
예산 관리 강화
총무 예산의 집행 현황을 실시간으로 모니터링하고, 예산 대비 실적을 분석하여 예산 초과를 사전에 방지합니다.
6. 직원 만족도 및 조직 문화 개선
편리한 복리후생 이용
언제 어디서나 모바일로 복리후생을 신청하고 현황을 확인할 수 있어 직원 편의성이 크게 향상됩니다. 복지 제도에 대한 인지도가 높아지고 활용률이 증가합니다.
신속한 처리로 만족도 향상
전자결재로 신청부터 승인, 지급까지의 시간이 대폭 단축되어 직원들이 필요한 시점에 신속하게 지원을 받을 수 있습니다. 회사에 대한 만족도와 충성도가 높아집니다.
공정한 자산 배정
자산 요청과 배정 과정이 투명하게 관리되어 특정 부서나 개인에 대한 특혜 시비가 사라집니다. 공정한 조직 문화가 정착됩니다.
소통 및 참여 증대
경조사 알림, 회사 공지, 시설 개선 요청 등을 통해 직원과 회사 간 소통이 활발해지고, 직원들이 회사 운영에 참여하는 문화가 형성됩니다.
7. 확장성 및 미래 대응
성장에 따른 확장
조직이 성장하고 사업장이 늘어나도 시스템을 확장하여 모든 거점을 통합 관리할 수 있습니다. 본사와 지사, 공장의 총무 업무를 하나의 시스템으로 운영합니다.
신기술 도입 용이
AI 챗봇을 통한 복리후생 상담, RPA(로봇 프로세스 자동화)를 통한 반복 업무 처리, IoT 센서를 통한 시설 모니터링 등 신기술을 쉽게 접목할 수 있는 플랫폼이 마련됩니다.
글로벌 확장 지원
해외 법인이 설립되면 동일한 시스템을 적용하여 글로벌 총무 업무를 표준화하고 통합 관리할 수 있습니다. 현지 법규와 복리후생 제도를 반영한 커스터마이징이 가능합니다.
Frame7 – 총무관리 시스템 – 제품 소개서
