총무 – 관리자산관리
총무 – 관리자산관리
기업이나 조직에서 관리하는 자산은 종류가 다양하고 수량이 방대합니다. 이러한 자산들은 부서 간 이동, 위치 변경, 용도 변경 등이 빈번하게 발생하면서 여러 관리상의 어려움을 야기합니다.
주요 문제점
실물과 장부의 불일치
수작업으로 진행되는 재물조사는 인적 오류가 발생하기 쉽고, 실시간 반영이 어려워 원장상의 정보와 실제 보유 자산 간의 차이가 발생합니다.
자산 위치 파악의 어려움
자산의 이동이 즉시 시스템에 반영되지 않아 필요한 자산을 찾는 데 많은 시간과 노력이 소요됩니다.
비효율적인 업무 프로세스
자산의 변경, 이동, 불용 처리, 처분, 감가상각 등의 업무가 수작업으로 처리되면서 업무 효율성이 저하되고 오류 가능성이 증가합니다.
해결 방안 : 통합자산관리 시스템
1. 자산관리 업무의 전산화
자산의 생애주기 전반에 걸친 모든 업무를 시스템화하여 체계적으로 관리합니다.
- 자산 등록 및 변경: 신규 자산 입고부터 정보 수정까지 체계적으로 관리
- 이동 관리: 부서 간, 위치 간 자산 이동 내역을 실시간으로 추적 및 기록
- 불용 및 처분: 노후 자산의 불용 판정부터 처분까지 프로세스 관리
- 감가상각: 자동 계산 및 회계 반영으로 정확성 향상
2. 자산정보 표준화
자산유형체계 재정립
자산의 분류 기준을 명확히 하고 표준화된 코드 체계를 수립하여, 조직 전체가 일관된 기준으로 자산을 관리할 수 있도록 합니다.
기준정보 통일
자산명, 규격, 단위, 위치 등 기본 정보의 표준을 정립하여 데이터의 신뢰성과 활용도를 높입니다.
3. 재물조사 프로세스 개선
체계적인 재물조사
시스템을 통해 재물조사 계획을 수립하고, 조사 결과를 즉시 입력하여 실물과 장부의 일치성을 확보합니다.
차이 분석 및 조치
조사 결과와 장부의 차이를 자동으로 분석하고, 불일치 항목에 대한 후속 조치를 추적 관리합니다.
4. 시스템 연계를 통한 통합 관리
ITSM 연계
IT 서비스 관리 시스템과 연동하여 IT 자산의 생애주기를 통합적으로 관리하고, 실물 자산과 시스템 정보의 일치성을 확보합니다.
회계 시스템 연동
자산 거래 발생 시 회계장부에 자동으로 반영되어 이중 입력을 방지하고, 재무제표의 정확성을 보장합니다.
기대 효과
업무 효율성 향상
전산화된 업무 처리로 인력과 시간을 절감하고, 담당자의 업무 부담을 경감할 수 있습니다.
자산 정보의 신뢰성 제고
실시간 정보 업데이트와 시스템 간 연계로 실물과 장부의 일치율을 극대화합니다.
의사결정 지원
정확한 자산 현황 데이터를 바탕으로 자산 투자, 교체, 처분 등에 대한 합리적인 의사결정이 가능합니다.
부서 간 협업 강화
통합 시스템을 통해 자산 관련 정보를 공유함으로써 부서 간 원활한 협업과 효율적인 업무 처리가 가능합니다.
총무 업무의 체계화
총무관리 기능의 일부로서 자산관리 시스템이 구축되어, 총무 업무 전반의 효율성과 체계성이 향상됩니다.
